طلبات الصيانة واعتماد المالك

يصل البلاغ من بوابة المستأجر مع الصور، أو يسجله الفريق من صفحة الصيانة أو من صفحة العقار أو الوحدة أو العقد. اربطه بالعقار والوحدة، وحدد الأولوية وعلى من التكلفة، وأسنده لموظف ومقاول.

تاريخ الاستحقاق يُحسب من الأولوية (الطارئ خلال 24 ساعة) ويمكن تعديله. كل تغيير يُحفظ في سجل الطلب، والمستأجر يرى حالة طلبه وردودكم في البوابة.

حدد لكل مالك حد موافقة الصيانة من صفحته. أي عمل على حساب المالك تتجاوز تكلفته هذا الحد يحتاج موافقته قبل تسجيل التكلفة. في العقار متعدد الملاك يُطبق أقل حد بينهم على إجمالي تكلفة الطلب.

من صفحة الطلب اضغط طلب موافقة المالك: يصل الملاك بريد ويوافقون أو يرفضون من بوابة المالك. إذا وافق المالك بالهاتف أو حضورياً سجّل رده مع طريقة وصوله. للإصلاح الطارئ الذي لا يحتمل الانتظار يمكن تسجيل التكلفة مع كتابة السبب.

سجّل فاتورة المقاول من بطاقة التكلفة في الطلب واختر من دفع: من أموال المالك تُخصم من رصيده (موزعة حسب نسب الملكية) وتظهر في كشفه، وعلى حساب المكتب تُسجل مصروفاً تشغيلياً، والمستأجر الذي دفع للمقاول مباشرة يُسجل للمتابعة فقط.

أدخل إجمالي الفاتورة كما دُفع، وستظهر معاينة القيد والضريبة قبل التسجيل. أرفق الفاتورة من الصور والمستندات. إذا كان الضرر على المستأجر فعّل استرداد المبلغ منه، وعند سداده يُعاد المبلغ لرصيد المالك. الخطأ يُصحح بعكس التكلفة وليس بحذفها.

أضف الأعمال المتكررة من الصيانة الدورية، مثل صيانة المكيفات كل 3 أشهر، وحدد قبل كم يوماً يُنشأ الطلب. يُنشأ طلب صيانة عادي تلقائياً في موعده ويُسند للمقاول والموظف المحددين.

تقارير الصيانة تعرض عدد الطلبات ومدة الإنجاز ونسبة الإنجاز في الموعد وتقييم المستأجرين والتكلفة حسب الفئة والعقار والمقاول، وصفحة كل مقاول تعرض أداءه. يقيّم المستأجر العمل بعد اكتماله، ويصل الفريق تنبيه عند التقييم المنخفض.

استخدم المقال مع مؤشرات اللوحة: نسبة التحصيل، المتأخرات، العقود القريبة من الانتهاء، المصروفات المفتوحة، أرصدة الملاك، والتنبيهات.

إذا كان القرار يؤثر على مالك أو مستأجر أو دفعة مالية، اطلب من صاحب الصلاحية مراجعة السجل قبل التنفيذ.

حوّل المقال إلى إجراء صغير داخل لوحة المكتب: افتح السجل المرتبط، راجع البيانات، نفذ التحديث المناسب، ثم وثق النتيجة حتى يراها باقي الفريق.

إذا احتجت قراراً مالياً أو نظامياً أو تعديلاً يؤثر على مالك أو مستأجر، اطلب مراجعة صاحب الصلاحية قبل الاعتماد النهائي.

الميزة موثقة كمسار متاح، لكن النتائج قد تختلف حسب صلاحيات المستخدم وإعدادات المكتب وجودة البيانات.

إذا لم تظهر الخطوة المذكورة في لوحة المكتب، اعتبرها غير مفعلة في حسابك حالياً وراجع مدير النظام أو فريق المنتج.